Am Anfang war das Papier… Als wir uns 1998 gründeten, gab es bei uns den klassischen Mix aus Papierdokumenten und Computerdaten. Heute, 20 Jahre später, sind wir nahezu komplett papierlos und erfahren dadurch zahlreiche Vorteile bei der täglichen Arbeit. Ein wichtiger Meilenstein war dabei die Umstellung auf DATEV Unternehmen online, die wir gemeinsam mit unserem Steuerberater durchführten.
Zunächst wollten wir einfach das umständliche Pendelordner-System optimieren. Bald schon folgte der Wunsch, die eingehenden Papierbelege loszuwerden. Die notwendigen Schritte hin zum sogenannten „Ersetzenden Scannen“ erforderten schon etwas mehr Aufmerksamkeit: Wir mussten Prozesse in der Buchhaltung anpassen, eine Verfahrensdokumentation erstellen, und schneller als gedacht kamen auch die anderen Abteilungen ins Spiel … Stichwort „GoBD“. Es galt zu klären, wie die Vorsysteme optimal und gesetzeskonform eingebunden werden können. Hier kam uns zugute, dass wir bald nach der Gründung bereits sämtliche Prozesse dokumentiert hatten. Wir konnten nun alle Prozessschritte genau unter die Lupe nehmen, mit zahlreichen Stakeholdern, z.B. dem Finanzamt reden, aber auch so simple Dinge wie eine E-Mail-Archivierung einführen. Diese Arbeiten nahmen ca. ein knappes Jahr in Anspruch.
Seit Juli 2015 praktizieren wir das „Ersetzende Scannen“. Das bedeutet unter anderem, dass unsere Kunden nur noch Rechnungen in digitaler Form erhalten. Haben wir dadurch Kosten gespart? Vielleicht nicht unmittelbar. Aber schon nach ca. einem Jahr setzte mit der gewonnenen Routine eine Zeitersparnis ein, und wir konnten den zeitlichen Aufwand in der Buchhaltung merklich reduzieren.
Hatten wir damit die digitale Transformation schon vollständig vollzogen? Nicht ganz. In den Büros gab es nach wie vor Drucker, Papierkörbe, Notizzettel und Stifte. Das wollten wir ändern. Wieder galt es die Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Und wir mussten neue Werkzeuge anschaffen: Statt Papier und Stift erhielten die Kollegen Tablets. Die Server wurden durch Cloud-Systeme im DATEV-Rechenzentrum ersetzt, wodurch auch der umständliche Zugriff, z.B. über ein antiquiertes VPN ins Büro-Netzwerk, entfiel. Der dritte Meilenstein war erreicht: Die Prozesse sehen kein Papier mehr vor. An den Arbeitsplätzen finden man keine Papierkörbe, Zettelchen und Stifte mehr. Damit haben wir die Digitale Transformation bis auf wenige Ausnahmen erfolgreich vollzogen.
Unsere Learnings:
- Die digitale Transformation ist kein Einzelprojekt, sondern eine Abfolge von Teilprojekten
- Es war hilfreich, den Weg in enger Abstimmung mit unserem Steuerberater und unserem zuständigen Finanzamt zu gehen – gerade was den Bereich der „GoBD“ betrifft
- Das papierlose Büro ist aufgrund der notwendigen Prozessoptimierungen eine logische Konsequenz aus den Teilschritten „Unternehmen online“ und „Ersetzendes Scannen“. Der schöne Nebeneffekt
hieraus ist ein „Clean Desk“, ohne dass wir das den Kollegen explizit vorschreiben müssen
- Bei der Digitalen Transformation gilt es, die Unternehmenskultur behutsam anzupassen. Manchmal ist eine Leitfigur notwendig, damit Schritte umgesetzt und nicht totdiskutiert werden
- Keine Werkzeuge um der Werkzeuge willen anschaffen. Erst die Prozesse definieren, dann die Tablets kaufen
Unsere Reise hat mehrere Jahre in Anspruch genommen... Aber wie ist das so auf Reisen: Der Weg ist das Ziel. In diesem Sinne wünsche ich viel Spaß bei der Umsetzung. Legen Sie los! Die Keuthen AG als DATEV-Systempartner unterstützt Sie gerne bei den Prozessen der Digitalen Transformation. Wir haben hierfür die Expertise, denn #wirlebendas
Marco Keuthen
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Warum Keuthen
Durch die aktuelle Krise und die dadurch fortschreitende Digitalisierung gibt es Aufgaben in Ihrem IT-Umfeld, die schwieriger sind. Oder besonders sensibel. Oder komplex. Bei denen es gilt, hergebrachte IT-Wege zu hinterfragen und neue Lösungen zu finden, die wirklich gut für Sie funktionieren. Das machen wir. Wir lieben die Herausforderung. Wir denken weiter, um den besten Weg für Sie zu finden.